Potrzebne dokumenty zawsze pod ręką

W każdym biurze piętrzą się sterty dokumentów, których z dnia na dzień jeszcze przybywa. Są to nie tylko dokumenty finansowe w postaci faktur, ale również zapytania ofertowe od klientów, katalogi i oferty przygotowane dla konkretnych kontrahentów, teczki pracownicze, zeznania podatkowe, podania o urlop i wiele innych.

Jak utrzymać porządek w biurze?

Każdy pracownik biura jest zobligowany do utrzymywania porządku w dokumentacji firmowej. Jeśli wyjmuje jakieś dokumenty, to musi je odłożyć dokładnie w to samo miejsce. Tylko w taki sposób nie będzie bałaganu. Dokumenty firmowe to świętość i nie mogą zginąć. Muszą być dostępne w każdej chwili i dla każdej zainteresowanej osoby z odpowiednimi uprawnieniami. Najlepsze do przechowywania dokumentacji w formie papierowej są segregatory. Istnieją różne sposoby ich oznaczania. Można podpisać je kolejnymi miesiącami roku, latami, nazwiskami danych pracowników, kontrahentów, produktów, oferowanych usług, działów w jakich są przechowywane i tym podobnych. Dzięki takiemu oznaczeniu łatwo jest znaleźć konkretny segregator, a w nim odpowiedni dokument. Tak samo łatwo jest znaleźć odpowiednie miejsce do wpięcia konkretnych dokumentów. Nawet średnio zorientowany w pracy biura lub też nowo przyjęty pracownik jest w stanie szybko wdrożyć się we wszystkie procedury.

Segregacja dokumentów

Najważniejszą rzeczą w firmie jest przede wszystkim szybkość wykonywania poszczególnych czynności, reakcji w sprawach problematycznych oraz szybkość obsługi klientów. To wszystko właśnie zapewnia odpowiednie posegregowanie dokumentacji. Dokumenty bieżące i te z których korzysta się na co dzień są przechowywane w specjalnych szafach. Tylko niektóre z nich są przechowywane pod kluczem. Chodzi o umowy z klientami, dokumenty finansowe i tym podobne. Cała reszta jest ogólnodostępna dla każdego pracownika i w wielu wypadkach jest również przedstawiana klientom podczas bezpośredniej rozmowy. Dokumenty archiwizowane najczęściej trafiają właśnie do archiwum, lub magazynu na specjalne półki. Tam również wszystkie dokumenty są ułożone w odpowiednio podpisanych segregatorach.