Archiwizacja dokumentów

Biurowe artykuły są niezbędną częścią każdej firmy. Pomagają w organizacji pracy i utrzymaniu porządku w biurze, które często jest wizytówką osób w nim pracujących. Zazwyczaj największym problemem okazuje się utrzymanie porządku w stale przybywających papierach. Dotyczy to w szczególności małych biur, w których ograniczona przestrzeń zmusza do przemyślanego ułożenia sterty zalegających kartek.

Porządki najlepiej zacząć od papierów, które nie są używane na co dzień. Takie dokumenty najlepiej, aby zostały zarchiwizowane. Inaczej mówiąc zostaną one ułożone i schowane tak, aby nie przeszkadzały w pracy codziennej, ale żeby mogły zostać wyjęte w każdym momencie, kiedy tylko będą potrzebne.

Archiwizacja dokumentów w biurze

Sporo firm boryka się z problemem uporządkowania dokumentów. Dbając o renomę firmy i biura, również osoby w niej pracujące powinny być dobrze zorganizowana. Klient nie będzie zadowolony czekając, aż pracownik znajdzie wśród sterty papierów niezbędne dokumenty.
Niestety bardzo często duża ilość dokumentów praktycznie uniemożliwia utrzymanie porządku. Duża część z nich nawet nie jest potrzebna na co dzień. Chcąc zadbać o porządek, a przy okazji usprawnić pracę, warto posegregować posiadane dokumenty. Na początku najlepiej zacząć od podzielenia ich na te, które są używane na co dzień oraz takie, które można by schować. Oczywiście sam podział nic nie da jeżeli w dalszym ciągu nie będzie miejsca na przechowywanie tak dużej ilości papieru.

Porządek warto zacząć od dokumentów, które nie będą używane w najbliższym czasie, by niepotrzebnie nie zalegały.

Pudełka archiwizacyjne

Najlepszym sposobem archiwizacji dokumentów, jest schowanie ich do odpowiednich pudełek, tak zwanych pudełek archiwizacyjnych. Dzięki temu uchronimy je przed kurzem, a tym samym również przed zniszczeniem. Decydując się na takie rozwiązanie ważne jest, aby odpowiednio podpisać każde pudełko. Podpisując trzeba pamiętać, że to rozwiązanie ma ułatwić w przyszłości znalezienie interesującego nas dokumentu. Źle podpisane bądź wogóle nie podpisane pudełka przyczynią się do tego, że stracimy dużo czasu na przeszukiwanie każdego, zamiast sięgnąć od razu do konkretnego. Tworzone o różnej wielkości, dają możliwość ukrycia w prosty sposób sterty niepotrzebnych papierów. Ponadto gwarantują estetykę, nawet jeżeli będą położone np. na regale, a ich zawartość odporna będzie na zabrudzenia. Warto również wspomnieć, że z ich pomocą bez zbędnego bałaganu, można przenieść wszystkie dokumenty, w przypadku zmiany miejsca biura.

Klipsy archiwizacyjne

Zdarza się także sytuacja, że firma ma dużo dokumentów, które nie są ze sobą powiązane. W tym wypadku bardzo trudno odpowiednio podpisać pudełka, a wręcz może okazać się, że nie da się tego zrobić. Co w takiej sytuacji? Najlepiej przed zarchiwizowaniem kartek najpierw odpowiednio je pogrupować. Pomocne mogą okazać się klipsy archiwizacyjne. Z ich pomocą zepniemy każdą grupę dokumentów niezależnie czy znajdzie się w niej kilka, czy kilkanaście kartek. Dodatkowo każdą grupę można zaznaczyć innym kolorem przez spięcie klipsem kolorowej strony na początku, przed właściwymi dokumentami. Dopiero po odpowiednim ułożeniu kartek, można umieścić je w pudełkach archiwizacyjnych. Tak schowane w pudełka papiery powinny w przyszłości ułatwić szukanie. Osoby, które nie mają klipsów archiwizacyjnych w swoim biurze, a którym zależy na szybkim posortowaniu i schowaniu kartek papieru mogą wykorzystać zwykłe koszulki. Trzeba jednak pamiętać, że ilość schowanych w koszulce kartek jest mocno ograniczona.

Po uporządkowaniu zalegających stert dokumentów, można zająć się tymi, które wykorzystywane są w pracy codziennej. Istotne jest schowanie ich w miejscu łatwo dostępnym, tak aby były zawsze pod ręką, a jednocześnie nie zalegały na biurku robiąc niepotrzebny bałagan. Najlepszym rozwiązaniem jest wyznaczenie odpowiedniej szuflady na nie, lub schowanie ich do teczek bądź segregatorów.